Personne n’a envie de payer des m2 inutiles, ni de se retrouver à l’étroit plus tôt que prévu. Mais alors comment définir la surface de bureaux idéale pour votre équipe ? L’exercice n’est pas si simple et il n’existe par une réponse toute faite du type « x m2 par personne ». La surface de vos bureaux dépendra de plusieurs paramètres pour s’assurer de rechercher la bonne surface de bureaux et d’optimiser vos coûts. Si vous voulez gagner du temps, vous pouvez d’aller directement sur notre calculateur de surface de bureaux 🧮
Au sommaire
- Bureaux indépendant vs Coworking
- Surface à considérer par collaborateur
- Surface à considérer pour les espaces communs
- Les autres points à considérer
- Le code du travail
- Calculateur de surface
Lorsque vous recherchez un bureau à louer à Paris, il y a beaucoup de critères à prendre en compte pour répondre à vos attentes. Souvent, la première chose qui est définie (avec le budget) est la surface recherchée pour ses futurs bureaux.
La plupart des entreprises déterminent mal la surface nécessaire à leurs bureaux. Assez logiquement, elles se basent sur leur surface actuelle et déterminent un ratio qui vient diminuer ou augmenter la surface en fonction de la place qu’elles estiment nécessaire.
Pourquoi est-ce difficile d’estimer la surface de bureaux ?
À chaque société, sa façon de travailler
Pour les entreprises dont les collaborateurs sont 100% du temps au bureau, il est relativement simple d’estimer la bonne surface. L’exercice se complique pour les entreprises dont les collaborateurs travaillent souvent en dehors des bureaux (en clientèle ou en télétravail). Même problématique pour les entreprises où la culture d’entreprise fait que les collaborateurs travaillent tout aussi bien à leur bureau que dans des espaces informels.
Bureaux indépendants vs Coworking
Assez logiquement vous n’allez pas calculer de la même façon la surface nécessaire si vous cherchez des bureaux indépendants ou des bureaux en coworking à Paris. Le coworking permet de bénéficier d’espaces communs et de services mutualisés avec d’autres entreprises. Ces espaces ne faisant pas partie de vos parties privatives. C’est le cas des espaces communs, cuisine, salles de réunion, espaces extérieurs etc. De la même façon, les m2 que représentent les couloirs, les sanitaires, les locaux techniques, ne sont pas pris en compte dans la surface de vos bureaux en coworking.
C’est en revanche, tout le contraire en bureaux indépendants. Vous devrez considérer tous les m2, y compris ceux qui ne servent pas à travailler (couloir, locaux techniques, sanitaires…).
L’impact du Covid sur la surface des bureaux
La pandémie a mis en lumière l’importance de maitriser l’espace dans les bureaux afin de limiter la propagation du virus. Le Covid a incité les entreprises à donner plus d’espace aux collaborateurs et de repenser l’organisation des lieux de travail pour respecter les normes de sécurité.
Le télétravail a également été une conséquence majeure de la réorganisation des espaces de travail. Grâce à lui, les entreprises ont pu réduire leur surface de bureaux grâce à la présence, par rotation ou ponctuelle, des collaborateurs.
Bien déterminer la surface de ses bureaux
À Paris, on dit souvent qu’il faut 10m2 par personne pour des bureaux indépendants. La vérité se situe plutôt entre 7 et 12 m2 par personne selon les exigences et les besoins. Les loyers élevés dans la capitale amènent également les entreprises à réduire la surface de leurs bureaux.
La surface des bureaux peut être réfléchie en 3 segments à considérer :
– la surface pour les espaces de travail
– la surface pour les espaces communs
– la surface pour les m2 gris (couloirs, sanitaires, locaux techniques…)
Chez Leosquare, après avoir accompagné plus de 1500 clients dans leur recherche de bureaux, on constate que la surface des bureaux se situe en moyenne autour de 8m2 par personne.
Nous nous basons dans la suite de notre analyse, sur la majorité des cas clients que nous avons rencontrés. Rappelons que nous avons de nombreux clients de type startups et scaleups qui travaillent principalement en open space, de manière dématérialisée donc sans besoin prépondérant pour le stockage ou les locaux techniques.
Calculer les m2 pour les espaces de travail
Les espaces pour les postes de travail représentent en moyenne 50% de la surface de vos bureaux soit environ 4 m2 par personne.
La surface dédiée aux espaces de travail va également dépendre de si vous travaillez en open space ou bien plutôt en bureaux individuels. Si c’est le cas, il sera plus prudent de prendre une moyenne de 6m2 par personne pour les espaces de travail. En effet, les cloisons entre les bureaux sont généralement sources de perte de place, là où les opens spaces permettent de rationaliser les espaces.
Pour ou contre les opens spaces ?
Travailler en open space permet d’adapter plus facilement l’aménagement car vous n’êtes pas contraints par les cloisonnements. Vous pourrez alors installer davantage de collaborateurs dans un bureau de 100m2 en full open space que dans 100m2 de bureaux cloisonnés.
L’open space est donc souvent privilégié d’un point de vue financier, mais ne s’adapte pas forcément à toutes les entreprises. Les principaux griefs qui sont faits à l’open space :
– trop bruyant (surtout lorsque vous mélangez les équipes commerciales avec d’autres équipes « plus calmes ».
– pas assez de confidentialité
– moins intime avec un effet « usine »
Une récente étude de la Chaire Workplace de l’ESSEC a par ailleurs montré que seuls 12% des salariés français souhaitaient travailler en open space (sept.2020).
Cette proportion s’accroit néanmoins fortement pour les profils de société type startups qui ont davantage l’habitude de travailler ainsi. Tant pour des raisons financières que pour des cultures d’entreprise qui se veulent plus collaboratives.
Calculer les m2 pour les espaces communs
Il est plus difficile d’évaluer arbitrairement la surface nécessaire aux espaces communs, car tout dépend de vos besoins. Votre activité nécessite beaucoup de salles de réunion ? Vous voulez donner la part belle aux espaces de vie ? La joie de profiter d’une grande cuisine ? Des espaces détentes, sieste, jeux etc. Tous ces élements sont propres à chaque entreprise. Chaque entreprise définira différemment l’importance d’une cuisine par exemple : est-ce une pièce avec un frigo et un micro-onde ou bien un salle où les collaborateurs peuvent s’assoir (presque) tous ensemble pour déjeuner ?
Pour vous aider néanmoins à définir la surface des espaces communs, nous allons vous donner les ratios de surface que nous constatons habituellement lors de nos recherches pour nos clients :
- Petite salle de réunion 2-4 personnes : 10 m2
- Grande salle de réunion 4-8 personnes : 15 m2
- Board room 15-20 personnes : 20-30m2
- Cuisine : 10 m2 (espace assis à prévoir en +)
- Bureau de 1-2 personnes : 10m2
- Bureau de 2-4 personnes avec petite table : 20m2
- Espace de vie / chill : entre 1 et 2 m2 par personne
- Salle serveur : 4 m2
Les autres points à considérer dans la surface de bureaux
Au-delà des espaces de travail et des espaces communs, d’autres facteurs peuvent rentrer en jeu pour déterminer la bonne surface de bureaux.
Type de l’immeuble
Si vous visitez des bureaux dans un immeuble haussmannienn il y a fort à parier que l’espace soit moins bien rationnalisé que celui d’un plateau dans un immeuble moderne. En effet, les vieux immeubles parisiens ont souvent de nombreux murs porteurs et des éléments de structure difficiles à réaménager (cheminée, moulure, long couloir). De plus, les plateaux de ce type d’immeuble qui dépassent rarement 300m2 sur un seul niveau. Difficile d’avoir 1000m2 sur un seul étage si c’était votre idée de départ.
A contrario les immeubles « modernes » de bureaux, présentent la plupart des temps, des plateaux décloisonnés avec peu de contraintes porteuses. Les gabarits d’immeubles permettent souvent d’avoir des plateaux de plus de 1000m2 sur un seul et même niveau. Plus vous vous éloignerez du centre parisien, plus vous aurez de chance de trouver des immeubles de ce type par ailleurs.
Le plan des bureaux
De la même manière, un bureau qui aura de nombreuses contraintes porteuses, des escaliers, pleins de petites pièces, vous demandera plus d’espaces qu’un plateau en open space.
Les travaux ne sont pas la solution à tout
Si les bailleurs donnent souvent leur accord pour décloisonner / cloisonner les bureaux (sous réserve de les remettre en état à votre départ), il vous faudra vérifier avec votre aménageur que les travaux que vous envisagez de faire sont bien possibles, et surtout à quel prix… Dans certains cas, vous aurez besoin d’un accord de copropriété, de la supervision d’un bureau de contrôle voire même d’une déclaration préalable de travaux (DP) ou d’un permis de construire (PC).
De l’espace pour grandir
Voyez un peu plus loin, que votre besoin actuel. Evidemment prendre des bureaux plus grands que nécessaire vous coûtera plus cher, mais un déménagement précipité parce que vous êtes à l’étroit, vous coûtera encore plus cher (dépôt de garantie, frais de déménagement, indemnité de départ éventuelle, nouveaux travaux etc.)
Le Code du Travail et le Capacitaire
Veillez également à vous informer sur le capacitaire de vos futurs bureaux et définir votre aménagement en respectant le Code du Travail. Il précise notamment en fonction de l’effectif présent dans les bureaux :
● Le nombre de sanitaires homme/femme (1 sanitaire pour 10 personnes avec obligation de séparer les sanitaire homme et femme)
● Le nombre et la largeur des dégagements
● L’implantation des postes de travail selon la lumière naturelle, la distance par rapport aux issues de secours
● Entre autres, mais nous en reparlons ensemble.
Respecter le capacitaire de vos bureaux est également très important pour des raisons de sécurité. Demandez à votre bailleur ou à son représentant quel est le capacitaire établi pour la surface afin d’être sûr de respecter les consignes de sécurité.
Vous n’êtes toujours pas au clair, utilisez notre calculateur de surface
Nous y avons repris les principaux indicateurs de surface selon votre manière de travailler et vos besoins. Cette estimation est bien évidemment une approximation, il sera nécessaire de discuter ensemble de votre projet pour pouvoir vous donner un conseil avisé et définir précisément la surface cible.
