Cela peut prendre entre 3 et 6 mois pour installer votre équipe dans un nouveau bureau. Ce serait dommage que certaines personnes de l’équipe aient du mal à s’adapter au déménagement. Cela peut sembler étonnant. Qui se plaindrait d’un bureau plus grand et plus moderne ? Vous seriez étonné.
Au sommaire
- Impliquer les employés dans la recherche de bureaux
- Communiquer la vision à l’avance
- L’environnement de travail
Le trajet est déjà un sujet douloureux pour certaines personnes. Toute décision qui aggraverait la situation pourrait engendrer un sentiment négatif à l’égard du nouvel emplacement du bureau.
Malheureusement, il est impossible de plaire à tout le monde. Certains ne jurent que par les open spaces alors que d’autres préfèrent les bureaux fermés.
On vous propose donc quelques mesures pour augmenter la probabilité que votre nouveau bureau plaise à tous vos employés.
Impliquer les employés dans la recherche de bureaux
Une pratique courante consiste à publier un simple sondage pour demander aux employés quelles sont leurs priorités en termes d’équipements et d’attributs tels que la lumière naturelle, qui améliore la santé des collaborateurs et d’autres commodités qui pourraient rendre le bureau plus agréable.
Vous pouvez également présenter aux employés des choix simples et binaires qui afin de leur permettre de s’exprimer et de partager leurs avis.
Pour vous aider, chez Leosquare nous réalisons pour vous des enquêtes collaborateurs, totalement anonymes, qui permettent de recueillir les « vrais » retours de vos équipes par rapport à leur mode de travail idéal et l’environnement recherché. Pour en savoir plus sur notre enquête collaborateur c’est par ici.
Démocratiser le processus d’aménagement
Pour de nombreuses entreprises, impliquer l’ensemble de l’équipe dans la recherche de bureau n’est tout simplement pas pratique. C’est pourquoi, certaines entreprises désignent un comité de recherche, composé de responsables de chaque département, pour prendre des décisions concernant les futurs bureaux.
Le fait d’investir les employés dans ce type de choix ne peut que les motiver à apprécier les nouveaux espaces de bureaux qu’ils ont eux-mêmes contribué à créer.
Le lieu de travail doit être fonctionnel mais il doit aussi donner envie. Le télétravail séduit de plus en plus les employés.
C’est pourquoi, il est important de s’assurer que votre bureau soit suffisamment attrayant pour inspirer les membres de votre équipe à faire le trajet et à passer du temps au bureau.
Il est devient essentiel de donner envie à vos équipes de venir au bureau. Pour cela, il faut créer une ambiance et des attributs différents (et donc plus qualitatifs) que ceux dont ils disposent chez eux.
Discuter
Favoriser les discussions en petits groupes entre les employés pour discuter de leurs besoins et leurs envies au sein des nouveaux bureaux permet aux équipes de se sentir plus à l’aise lorsqu’ils arriveront sur leur nouveau lieu de travail.
Il y a aussi d’autres moyens d’impliquer le reste de vos collaborateurs, via un questionnaire par exemple. La plupart des entreprises ont déjà sondés leurs équipes sur leur rapport au télétravail pendant la période covid. Néanmoins il est peut etre temps de les interroger avec un angle un peu plus global pour pérenniser le mode de travail qu’il correspond le mieux à vos équipes, sur le long terme.
Communiquer la vision à l’avance
Il est essentiel de communiquer en amont du changement de bureau avec vos équipes. Leur expliquer les raisons qui ont motivé le déménagement et ce quels étaient les critères de recherche principaux. Il ne faut pas hésiter à partager les concessions que vous avez du faire éventuellement et pour quelles raisons.
Par exemple : si vos bureaux sont dans un quartier moins central qu’auparavant, expliquer que l’économie de loyer a permis d’avoir une surface plus grande et donc de leur offrir plus de confort au quotidien.
Comprendre le changement
Le fait d’expliquer à l’avance les raisons pour lesquelles l’entreprise déménage permet aux employeurs de comprendre ce choix. Il peut aussi être intéressant d’inviter les employés à visiter leur nouveau lieu de travail avant d’y emménager officiellement.
Attention néanmoins, vous devez être préparé à répondre aux objectifs ou aux freins de vos équipes. Un de nos clients chez Leosquare a par exemple sondé ses collaborateurs en leur demandant de voter entre 2 bureaux différents (présenté uniquement sur papier). En mettant les avantages et les inconvénients pour chaque proposition, de sorte que les collaborateurs se sentent impliqués dans le choix mais sans avoir une vision « trop immersive » du futur bureau.
Lorsque les employeurs décrivent explicitement comment le nouvel espace aidera à réaliser la mission de l’organisation, les collaborateurs sont plus enthousiastes à propos du bureau. Cela renforce la culture d’entreprise.
Être enthousiaste
En plus de préparer les équipes avant d’emménager, l’attitude d’un employeur à l’égard du nouveau bureau est un élément clé. En expliquant pourquoi le nouveau bureau aura un impact positif sur le travail des employés, cela permet une meilleure compréhension.
Lorsque les employeurs sont positifs, cela permet aux travailleurs de mieux comprendre le changement et de le valider aussi. Lorsqu’ils sont neutres ou négatifs, les employés sont moins susceptibles d’adopter le nouvel espace de bureaux.
L’environnement de travail
Un espace de travail de qualité mène à une atmosphère moins stressante et plus productive.
En moyenne, nous passons près d’un tiers de notre vie au bureau. Il est donc primordial pour les entreprises de favoriser un environnement qui donne aux gens le bon espace pour travailler, réfléchir et collaborer naturellement.
Dans son étude “Les 8 scénarios du Bureau 2030”, la société Stonup imagine le profil des bureaux d’ici quelques années. Il y aurait alors 4 scénarios principaux: le “meworking”; le “paradis chez soi”; le “siège loisir” et le “télétravail concentré”.
La conception de bureaux
Faire participer les équipes (ou une partie des équipes) à la conception de leur futur bureau est une excellente idée pour favoriser l’adoption et la transition. Pour éviter que cela devienne un joyeux bazar, vous pouvez nommer une personne « déléguée » dans chaque équipe afin de se faire le porte-parole de son département. L’idée est que chacun puisse participer activement à l’aménagement des bureaux.
Ce sera également le moment de se poser la question de comment les équipes souhaitent travailler (en open space ou en bureau plus cloisonné) ? Où doit se trouver le bureau du CEO ? doit-il avoir un bureau séparé ou au milieu des équipes ? De quels espaces communs avez-vous vraiment besoin ? Etc.
Maximiser le bien-être collaborateurs
La qualité de vie (QVT) au travail est devenue une notion très actuelle. Le bien-être des collaborateurs devient une des priorités numéro 1 des managers et des équipes RH. Les bureaux peuvent apporter une partie de ce bénéfice bien-être.
Il existe une multitude de petites attentions ou aménagements qui permettent d’accroitre le bien-être :
– Créer des espaces avec différentes thématiques (brainstorming, silence, réunion…)
– Avoir des zones de repos ou silent zone
– Amener de la verdure (plantes, fleurs, etc.)
– Privilégier des espaces avec de la lumière
– Fournir des équipements confortables (table, chaise, repose pied etc.)
Des bureaux bien pensés maximiseront le bien-être des collaborateurs leur productivité et sera un élément de rétention des talents très forts.
Laisser la place à la personnalisation
Encouragez les collaborateurs à personnaliser leur espace de travail afin de rendre leur bureau plus personnel. Cela peut aller des photos de famille accrochés au mur aux souvenirs de vacances. Réfléchissez également à des décorations personnelles mais partagées par toute l’équipe. Par exemple chez Leosquare, nous avons un mur décoré avec les photos de tous les collaborateurs quand ils étaient petits.
Vous pouvez aussi jeter un œil à notre article sur les 8 façons d’apporter le meilleur du bureau à la maison.
