Nous sommes tous passés par là : le premier jour dans votre nouvelle entreprise peut être aussi excitant que désorientant. « Quel est le mot de passe du wifi ? Où sont les toilettes ? » La liste de questions ne s’arrête pas là. Face à cela, des astuces existent pour faciliter l’arrivée des nouvelles recrues.
Au sommaire
- La lettre de bienvenue
- Le kit de bienvenue
- Les goodies
- Les activités
- Le déjeuner d’équipe
- Le parrain
- Le planning d’on-boarding
01. Rédiger une lettre de bienvenue
Cela peut paraître évident à première vue, mais il est parfois difficile de déterminer les éléments à inclure et ceux à laisser de côté dans cette première communication. Libre à vous d’en choisir le format : cette lettre peut aussi bien être un courrier électronique qu’une lettre écrite sur papier à en-tête de l’entreprise.
Ce qu’il ne faut pas oublier
Il est important de ne pas oublier ces différents points clé lors de la rédaction de votre lettre :
Adopter un ton accueillant (de sorte que le nouvel employé se sente enthousiaste à l’idée de rejoindre l’équipe !) ;
- L’informer du déroulement de sa première journée au bureau, pour qu’il sache à quoi s’attendre
- Formuler des demandes de base liées aux RH, par exemple : « Assurez-vous d’apporter une copie de votre passeport avant la fin de cette semaine »
- Lui indiquer à qui s’adresser pour toute question ou information spécifique ;
- Décrire les événements liés à la culture d’entreprise, par exemple : « Inscrivez-vous à notre club de lecture mensuel »
- Terminez sur une note positive : « Bienvenue dans l’équipe ! Nous sommes impatients de travailler avec vous. ».
02. Le kit de bienvenue
Réunir toutes les ressources utiles
Un kit d’intégration est un excellent moyen de faire en sorte qu’un nouvel employé se sente apprécié et ait l’impression de faire partie d’une équipe, et ce dès le premier jour. Offrez-lui une trousse d’accueil : elle peut comprendre des informations de base comme des listes de contacts, ses badges d’accès, un petit carnet, une tasse à café…
Le kit fourni motive votre nouvel employé et suscite son enthousiasme pour votre entreprise et ses valeurs !
03. Influencer sa culture d’entreprise
Qui n’aime pas recevoir des goodies personnalisés ? C’est un autre excellent moyen d’enthousiasmer un nouveau collborateurs pour votre marque, et de le mettre à l’aise.
Des objets amusants et utiles
Les possibilités de cadeaux au nom de votre marque sont infinies, sachez qu’il est préférable d’opter pour des articles utiles. Concevez des t-shirts que les gens voudront vraiment porter, ou des tote bags que les gens pourront utiliser, etc.
C’est très courant chez les startups de créer des sweats, t-shirt brandés avec le logo de la marque. Au-delà de faire plaisir à vos collaborateurs, vous les transformer en véritables ambassadeurs de votre marque au bureau et ailleurs.
04. Prévoir des activités pour son premier jour au bureau
Une autre façon de souhaiter la bienvenue à un membre de votre équipe est de lui organiser une activité en rapport avec l’entreprise : une sorte d’ « initiation ».
Une activité qui favorise l’échange
Chez Leosquare par exemple, chaque membre de l’équipe choisit une photo de lui enfant qu’il amène au bureau, et qui est ensuite accroché au mur, à côté des photos de ses nouveaux collègues. C’est une façon d’initier un dialogue informel et d’apprendre à faire connaissance. L’accrochage des photos est une activité amusante du premier jour, et un moyen de mieux connaître la personnalité de chacun !
05. Organiser des déjeuners d’équipe
Marquer le coup autour d’un repas partagé
Un déjeuner préparé par un traiteur est le moyen idéal d’accueillir les nouveaux employés au bureau et de leur faire rencontrer toute l’équipe en même temps, surtout si votre bureau dispose d’une cuisine commune où tout le monde peut se retrouver.
Si votre bureau n’est pas équipé pour permettre à toute l’équipe de s’y restaurer en même temps, une sortie de groupe dans un restaurant de proximité est également une excellente option !
Pérenniser ces moments de partage au bureau
De manière générale, favoriser les déjeuner d’équipe est un moyen efficace pour encourager des échanges informels entre les collaborateurs et faire plus ample connaissance.
06. Assigner un parrain à vos collaborateurs
Assigner dès son arrivée un parrain à un nouveau collaborateur est souvent une très bonne idée, qui facilite l’intégration. Son rôle de parrain sera de l’accompagner les premiers jours mais aussi de s’assurer qu’il s’adapte bien à son nouvel environnement de travail.
Le parrain a un rôle bien distinct de celui du manager. Sans role de management, le parrain est le point de contact privilégié si votre collaborateur ne se sent pas à l’aise ou s’il éprouve des difficultés particulières. Son parrain lui donnera pleins d’informations sur la société, votre organisation, les habitudes de chacun, etc.
Pour que le parrainage soit le plus efficace possible, privilégiez des collaborateurs de mêmes âge, pas forcément dans la même équipe, mais pas trop éloigné non plus pour que la relation fonctionne.
07. Prévoir un planning d’onboarding
Un onboarding ne se fait pas un jour, ni même une semaine. C’est un process de plusieurs semaines qui, s’il est bien réaliser, permettra de faire le tour de votre entreprise et ses missions pour rendre vos équipes rapidement opérationnelles
On vous conseille de vous organiser via une appli comme Trello, qui permettra d’organiser visuellement et synthétiquement, les premiers jours au bureau ou à distance. Chaque carte représente une tache, une mission à réaliser et les personnes avec qui les réaliser.
