Partir en visite de bureaux c’est probablement la partie la plus sympa de la recherche : l’excitation de trouver le bureau idéal et des recoins de Paris que vous n’auriez sans doute jamais imaginés. Mais à ce sentiment peut aussi se mêler une part d’anxiété : celle du temps passé loin de votre bureau où le travail s’accumule. Celle de savoir qui doit aller en visite : vous ou quelqu’un d’autre ? À quoi faire attention pendant la visite, les bonnes questions à poser…
Au sommaire
- Qui doit venir en visite ?
- Visite sur une ou plusieurs journée ?
- Qui sera présent ?
- Les questions à poser
Qui doit faire les visites de bureaux ?
On ne vous conseillera jamais assez de faire la visite de bureaux avec les décisionnaires du projet. Les offres partent vite et une revisite avec les bonnes personnes sera peut-être trop tardive.
L’avantage d’être plusieurs c’est aussi d’avoir plusieurs paires d’yeux pour tout voir et poser des questions auxquelles vous n’auriez pas pensées.
Avoir un collègue avec vous permettra aussi d’avoir une autre vision sur le fait que votre équipe pourra se plaire ou non dans ces bureaux. Pensez aussi à convier un membre de votre équipe technique (si vous en avez une) pour vérifier que la connexion internet et les infrastructures IT seront suffisantes.
Vous n’avez personne à emmener avec vous en visite de bureaux ? Pas de panique, nous serons à vos côtés pour endosser le rôle du parfait allié.
Faut-il faire les visites de bureaux sur une journée ou plusieurs ?
Il y a 2 écoles. Sur une journée, vous pourrez plus facilement comparer car vous aurez tous les bureaux, bien en mémoire. L’autre école vous dira qu’il faut savoir prendre le temps de digérer les choses.
Chez Leosquare on est plutôt de la 1 ère école, mais on limite souvent à 3 visites par jour pour ne pas vous surcharger d’infos.
Qui sera présent lors de la visite ?
Pour des bureaux en bail commercial
La plupart du temps se sera le représentant du bailleur (l’agent qui commercialise le bureau) qui fera la visite. Parmi les cabinets que vous retrouverez le plus souvent : CBRE, JLL, BNP Real Estate…
Le bailleur est très rarement présent car il délègue quasi systématiquement la commercialisation de leurs bureaux à cet agent qui aura, entre autres, la charge de faire les visites.
Pour des bureaux en prestation de services / coworking
Si vous avez choisi de visiter des bureaux en prestation de services ou en coworking. Ce sera le manager de l’espace de coworking à Paris ou bien un membre de l’équipe commerciale du prestataire qui fera la visite.
Et bien sûr, nous serons à vos côtés lors des visites pour répondre à vos questions et être votre représentant, au même titre que nos confrères représentent leur bailleur ou leur prestataire.
Quelles sont les questions à poser lors d’une visite de bureaux ?
En fonction des bureaux, vous aurez parfois pleins de question et parfois beaucoup moins. Il est important identifier les bons et les mauvais points de chaque bureau en posant les bonnes questions. Et qui sait un bureau que vous auriez écarté de prime abord se révèlera peut-être être une option intéressante ?
À poser à tous les coups en visite de bureaux
● Quand les bureaux seront-ils disponibles ?
● Combien de postes de travail peuvent être installés ? pour être confortable et au maximum (le capacitaire ndlr)
● Peut-on faire des aménagements spécifiques ? Le bailleur/prestataire est-il ouvert à partager les coûts ?
● Quelles autres sociétés sont présentes dans l’immeuble ? (Ça serait dommage d’emménager en face de vos concurrents)
● Qui est le bailleur/prestataire ? (de son profil dépend notamment la négociation)
● La qualité du réseau internet ? L’emplacement des prises ?
● Les bureaux sont-ils climatisés ? à minima y a-t-il un renouvellement d’air suffisant ?
● Se renseigner sur les transports et les solutions de restauration à proximité
Pour des bureaux en bail commercial
● Quelle est la durée du bail ?
● Est-il possible de proposer une durée plus courte si besoin ?
● Le bailleur a t’il prévu d’octroyer de la franchise ? Si oui dans quelle mesure ?
● Quelle est le montant des charges ? De la taxe foncière ?
● Des travaux sont-ils prévus prochainement ? Les travaux effectués dernièrement ?
● Le bailleur est-il réactif lors des candidatures ? Dur en négo ou plutôt arrangeant ?
Pour des bureaux en prestation de services / coworking
● Qu’est ce qui est inclus comme charges et services dans le loyer ?
● Quels sont les coûts additionnels à prévoir, ou en option ?
● Quel est le quota d’heures de salle de réunion incluses (en coworking) ? Le coût au-delà ?
● Le taux d’occupation actuel de l’espace ? (Pour savoir si vous voyez l’espace au max de sa capacité d’accueil, notamment pour les salles de réunion et les espaces communs)
● Quel est le montant du dépôt de garantie ?
● Que ce passe t’il si vous avez rapidement besoin d’un espace plus grand ? plus petit ?
● Est-il possible d’avoir des badges supplémentaires pour des externes ou le télétravail ?
● A quelle fréquence est fait le ménage ?
● Quel est le délai pour signer le contrat ? les éléments nécessaires pour le préparer ?
● Quel est le délai du préavis lorsque vous souhaiterez partir ?
Rassurez-vous, vous ne pourrez pas poser toutes ces questions d’un coup et c’est d’ailleurs aussi notre travail. L’avantage de se faire accompagner par un Conseil comme Leosquare, qui représente uniquement les locataires / acquéreurs de bureaux, c’est aussi de s’assurer que nous poserons les bonnes questions, à votre place.
