Travailler dans un bureau ne veut plus dire grand chose aujourd’hui au regard du nombre de solutions pour louer des bureaux. Vous pouvez louer des bureaux indépendants en bail commercial, en sous-louant, dans un espace de coworking ou bien en solution tout inclus flexible. Et encore, il existe encore quelques autres options…
Le choix se pose souvent entre coworking et bureaux indépendants. Essayons de vous aider à y voir plus clair et vous aider à faire un choix entre ces 2 options pour louer vos bureaux.
Au sommaire
- Les avantages du coworking
- Les avantages du bureau indépendant
- Et si vous demandiez à un professionnel ?
Les entreprises qui sont au début de leur activité ont tendance à rechercher des bureaux peu coûteux, plus petits et des bureaux flexibles. Ces dernières privilégieront naturellement plutôt des solutions en coworking ou en sous-location alors que le choix reste plus vaste pour les entreprises établies qui s’orienteront généralement davantage vers des bureaux indépendants (en bail commercial ou autre).
Les start-ups et scale-ups en forte croissance sont également à la recherche de flexibilité pour ne pas s’enfermer dans un contrat trop long mais recherchent aussi, à un certain stade de développement, une certaine indépendance. Elles essayent souvent de concilier les avantages du coworking (et sa flexibilité) et ceux des bureaux indépendants (qui permettent une plus grande personnalisation et indépendance).
Les avantages du coworking
Les coworking permettent aux petites entreprises et aux indépendants de s’échapper de la monotonie du travail à domicile ou de devoir louer des bureaux (très) petits, faute d’avoir les moyens pour le moment de louer des bureaux plus spacieux.
Les espaces de coworking réunissent plusieurs entreprises qui travaillent de façon indépendante mais partagent la même communauté. Elles partagent également des espaces communs agréables qu’elles n’auraient pas eu la possibilité d’avoir si elles avaient du prendre des bureaux indépendants.
Chaque coworking est différent, tant par son ambiance que par ses services et l’animation de sa communauté. Ils ont en revanche tous en commun de faire bénéficier à leurs membres de services comme des bureaux prêts à l’emploi, d’internet, des espaces communs, des salles de réunion, des espaces café etc. Vous pourrez choisir entre des solutions en bureaux privés ou bien nomades réservables pour quelques heures ou bien pour plusieurs années. Des services de réception de clientèle, de gestion du courrier, de téléphonie et d’impression sont également présents le plus souvent.
La plupart du temps, les espaces de coworking proposent des animations pour faire vivre la communauté de leurs membres (afterworks, ateliers, sport etc.).
⏰ La flexibilité du coworking
Il est bien loin le temps où les entreprises restaient plusieurs décennies dans les mêmes bureaux sans rien changer à leur aménagement. Les bureaux ont pris un rôle crucial dans l’organisation de la vie au travail et de la gestion des collaborateurs. On l’a bien compris, de nos jours, les collaborateurs qui passent toute leur carrière dans la même entreprise, ça n’existe plus beaucoup…
Et pour cause, les entreprises ne cessent de se ré-inventer, poussées par des évolutions technologiques rapides et des modes d’organisation qui changent, surtout à l’heure post-covid comme le confirme une analyses des Echos. Les effectifs des entreprises s’accroissent et se réduisent, ce qui implique un besoin de flexibilité par rapport à leurs bureaux afin qu’ils ne soient pas trop petits ou trop grands et source de mauvaise gestion humaine et financière.
Avec ce lot d’inconnues, notamment pour les jeunes sociétés et les startups, choisir un bureau en coworking est une option intéressante. Elle permet d’avoir la flexibilité de grandir et d’adapter la taille de leurs bureaux à leur croissance et leurs besoins.
👫 La communauté coworking
Un des atouts majeurs du coworking est la communauté et les possibilités de réseautage qu’il offre à ses membres. Certains coworkings ont fait le choix de ne s’adresser qu’à une catégorie de profession (les entreprises tech, les avocats, les sociétés éco-responsables etc.) afin de développer des synergies fortes et des opportunités business.
Côté perso, travailler dans un coworking permet de rencontrer d’autres personnes que les collaborateurs de l’entreprise. Échanger autour d’un café dans les espaces communs, une partie de babyfoot entre midi et deux, échanger lors des ateliers professionnels, les occasions sont nombreuses pour rencontrer du monde. Ce point est d’autant plus important que l’entreprise est petite, cela permet de ne pas rester en cercle clos et contribue à maintenir les collaborateurs plus longtemps au sein de l’entreprise.
💶 Une réduction des coûts liée à la mutualisation des espaces
Louer un bureau indépendant peut s’avérer très cher. Entre les frais de prise à bail, les coûts de travaux et d’aménagement, les entreprises sont souvent contraintes à prendre à bail des bureaux plus petits que ceux qu’ils aimeraient ou à renier sur certains critères (une terrasse ou un espace détente par exemple).
Les espaces de coworking sont clé-en-main et vous offrent des espaces de travail et de services que vous n’auriez sans doute pas pu vous permettre : grands espaces pour vos événements, nombreuses salles de réunion de toute taille, espaces extérieurs, salle de sport, espaces communs agréables, cuisine et solution de restauration etc. Sans compter l’ensemble des services d’administration et de réception inclus dans le prix de votre loyer (réceptionniste, gestion des courriers etc.)
✨ Un environnement stimulant
Les espaces de coworking sont créés pour faire naître la créativité et favoriser les interactions entre les membres. De nombreux coworking proposent des services et des facilities comme des salles de sport, des bibliothèques, parfois même la possibilité de venir avec ses animaux de compagnie, des snacks et boissons en libre accès, du mobilier et un design d’aménagement dernier cri qui favorise le bien-être et le plaisir de venir sur son lieu de travail. Et si l’envie vous prend de faire une partie de ping-pong, un cours de yoga ou faire une petite sieste entre deux rendez-vous, c’est aussi les petit plus qu’offre le coworking aux équipes qui y travaillent.
Les avantages du bureau indépendant
Faire le choix d’opter pour la location d’un bureau indépendant vous permet d’adapter l’espace à vos besoins. Cela passera sans doute par quelques travaux et prendre le temps de définir le bon mobilier mais cela peut être amusant. Si vous n’avez pas le temps, de nombreuses sociétés spécialisées dans l’aménagement de bureaux se feront un plaisir de vous accompagner sur ces sujets : Yemanja ou Design My Camp, qui sont nos partenaires avec des avantages négociés pour vous, par exemple.
Contrairement au coworking, où vous avez votre bureau privé mais où vous devez partager les salles de réunion et les espaces communs avec d’autres sociétés, là vous aurez votre bureau pour vous tout seul. Fini la logistique de devoir réserver les salles de réunion en avance pour être sûr de pouvoir assurer votre rendez-vous, fini d’attendre avec votre déjeuner qu’une place se libère pour votre équipe, fini les voisins parfois un peu trop bruyants qui passent leurs coups de fil devant la porte de votre bureau…
Si vous souhaitez organiser un afterwork au dernier moment, mettre la playlist préféré à fond dans la cuisine ou ne pas avoir à payer des badges d’accès supplémentaires parce que vous avez recrutez des stagiaires, le bureau indépendant est surement fait pour vous.
🏠 Vous êtes chez vous
Avoir votre bureau indépendant signifie que tout ceux qui y travaillent appartiennent à la même entreprise. Cela permet plus de facilité en termes de confidentialité. Selon les professions (avocats, société de conseil en financement…) avoir des bureaux indépendants est le plus souvent la meilleure option à privilégier.
😱 L’enfer, c’est les autres
Dans un espace de coworking, vous n’avez aucune maitrise sur les personnes présentes en même temps que vous. D’autres personnes peuvent voir dans vos bureaux, entendre vos conversations si vous êtes au téléphone ou en réunion dans un espace commun etc. Lorsque vous avez votre bureau à vous, vous pouvez dire adieu à ce type d’inconvénients.
🔈 Maitrise du niveau sonore
De la même manière si vous trouvez que les bureaux au sein de votre coworking sont mal isolés les uns des autres, vous ne pourrez pas y faire grand chose. Idem si vous avez un grand bureau en open space et qu’il n’y a pas de matériaux qui évitent que le bruit se propage.
Quand vous avez vos propres bureaux vous pourrez faire les aménagements acoustiques adéquats en fonction de l’organisation des espaces (panneaux anti-bruit, phonebox, cloisons phoniques etc.). C’est un point à ne pas négliger car travailler dans un environnement bruyant nuit fortement à la productivité des équipes.
📅 La stabilité
Le coworking est à l’entreprise ce qu’est la colocation aux jeunes adultes. Au début de sa vie, quand on n’a pas trop les moyens c’est sympa, mais à fur et à mesure que vous grandissez et que votre vie se stabilise vous avez envie d’avoir votre appartement à vous. C’est un peu la même chose avec les entreprises. Si la flexibilité et les services du coworking sont un atout pour les startups et les jeunes entreprises, passé un certain stade de vie, avoir son propre espace aménagé selon votre identité et vos attentes devient de plus en plus attractif.
💰 Un coût plus faible sur le long terme et plus d’espaces
Ah oui, vous pensiez que louer un bureau indépendant coutait plus cher qu’un coworking ? Et bien c’est vrai, mais seulement les 2 premières années en moyenne ou si votre équipe à moins d’une quinzaine de collaborateurs. Après le bureau indépendant devient moins cher que le coworking.
Démonstration : si un bureau en coworking à Paris coûte en moyenne 650€ par poste et par mois et que vous avez besoin de 15 bureaux, vous payez environ 10 000€ par mois. Vous aurez pour ce prix là un bureau d’environ 50m2 si on s’en réfère aux standards que l’on observe. Pour ce prix là vous pourriez vous offrir un bureau de 200 m2 (pour un loyer de 500€/m2/an HT HC + environ 20% de charges et taxes). Ca laisse à réfléchir…
🖼 Vous déployez votre image de marque
Dans vos bureaux indépendants, vous pouvez apposer votre logo et votre identité où vous voulez dans l’espace (et même à l’extérieur). Vous décorez vos bureaux à vos couleurs, avec vos mantras et votre esprit. C’est important lorsque vous accueillez des clients, partenaires ou futurs collaborateurs qui y verront votre univers et vos valeurs.
Refléter votre identité est plus difficile dans un coworking qui a déjà ses propres codes et les identités de tous les occupants qui s’y côtoient.
Vous hésitez encore ? Demandez conseil à Leosquare
On espère qu’après avoir parcouru ces quelques lignes, vous avez une vision plus claire de la bonne solution pour votre équipe. Chacune des solutions à ses avantages et ses inconvénients et rappelez-vous qu’il n’existe pas de vérité absolue. Chaque entreprise, en fonction de son ADN, de son cycle de vie et de ses attentes pourra avoir un point de vue différent.
Parfois, la meilleure option consiste à visiter quelques espaces de coworking à Paris et quelques bureaux indépendants pour se faire une idée plus précise. Plus important encore, échangez avec un Conseil en immobilier d’entreprise comme Leosquare qui accompagne les entreprises dans leurs problématiques immobilières et notamment leur recherche de bureaux.
Nous pourrons vous aider à définir votre cahier des charges et identifier à votre place les meilleures solutions pour répondre à vos attentes. Nous pourrons vous proposer aussi bien des solutions en coworking qu’en bureaux indépendants (et tout type de contrat).
Nos conseils sont totalement gratuits, n’hésitez pas à nous contacter pour que nous puissions vous donner notre sentiment par rapport à votre situation. Et si vous le souhaitez, nous nous ferons un plaisir de vous accompagner dans votre recherche de bureaux.
