Faites appel à un Conseil Utilisateur pour trouver vos bureaux.

Qu’est-ce qu’un Conseil Utilisateurs ?

En immobilier d’entreprise, on distingue plusieurs typologies d’acteurs. Il est important de bien les différencier pour choisir le conseil le plus adapté à votre projet et vos enjeux.

Les agents immobiliers (ou brokers)

Les défenseurs des propriétaires

Les agents immobiliers sont les acteurs incontournables du marché parisien de l’immobilier de bureaux. Les brokers travaillent pour le compte des propriétaires ou des bailleurs, afin de leur aider à trouver rapidement un preneur (locataire ou acquéreur) en commercialisant leurs espaces et représentant leurs intérêts lors des négociations. Ils sont mandatés par ces derniers pour leur offrir leur expertise du marché (taux d’occupation, évaluation immobilière pour définir le bon loyer, le bon niveau d’équipement, type de contrat le plus optimal en fonction des enjeux du propriétaires, plan de commercialisation etc.). Cependant, leur objectif premier est d’obtenir le meilleur accord pour leur client, le propriétaire, ce qui peut n’est rarement dans l’intérêt du futur preneur. Ainsi, lorsqu’une entreprise confie sa recherche de bureaux à un agent immobilier, il faut avoir en tête que leur allégeance est en faveur du propriétaire-bailleur et non du preneur.

Les conseils utilisateurs au sein des agences traditionnelles

Le meilleur des deux mondes ?

De nombreuses agences immobilières traditionnelles comme JLL, CBRE, BNP Real Estate, Cushman & Wakefield disposent de départements dédiés au conseil aux utilisateurs. Ces départements ont souvent accès à un large éventail d’offres au sein du portefeuille de leur agence, et possèdent les connaissances et les perspectives du marché pour guider les locataires dans leurs projets immobiliers. Cependant, leur agence représentant également les propriétaires, il est donc essentiel de rester vigilant face à cette situation, car un conflit d’intérêts inhérent peut survenir lorsqu’il s’agit d’équilibrer les intérêts des deux parties.

Les Conseils Utilisateurs indépendants

des alliés dévoués aux preneurs

Les Conseils Utilisateurs indépendants travaillent exclusivement pour les preneurs (locataires ou acquéreurs), les défendant tout au long du processus de location. Ils ne sont affiliés à aucun propriétaire ou agence de location spécifique, et ne sont pas non plus liés à un portefeuille d’offres. Étant libres de tout conflit, les conseils utilisateurs indépendants vous présenteront toutes les offres du marché (y compris les opportunités off-market) de toutes les agences et donneront des recommandations impartiales basées sur ce qui est le plus adapté à votre besoin et vos enjeux. Ils possèdent une connaissance approfondie du marché et de solides compétences de négociation. Ils prennent le temps de comprendre vos besoins spécifiques, vos objectifs d’entreprises et vos contraintes budgétaires, leur permettant de rechercher des bureaux le plus adapté à votre besoin et d’entrer en négociation en ayant uniquement en tête la défense de vos intérêts.

Trouver un bureau est souvent un parcours du combattant pour les entreprises. La recherche, mais aussi toute la partie négociation et installation qui peut prendre un temps considérable si vous n’êtes pas familier par le métier. Pour éviter ces difficultés, avoir recours à un Conseil Utilisateur (aka un professionnel immobilier spécialisé dans l’accompagnement des entreprises) est une excellente idée. Voici 7 bonnes raisons de mandater un Conseil Utilisateurs pour vos projets.

7 bonnes raisons de faire appel à un Conseil Utilisateur (plutôt qu’à un agent immobilier)

1. Assurez-vous d’avoir une réponse du bailleur

Si vous avez déjà essayé de trouver un bureau par vos propres moyens, vous êtes sûrement rendu compte qu’il pouvait être difficile de joindre le propriétaire. Qui n’a jamais appelé le numéro sur le panneau “à louer” sans jamais avoir eu de réponse ? Le problème est que les propriétaires ou leur agent n’ont pas le temps de répondre à chaque appel qu’ils reçoivent.

Parfois les annonces sont même obsolètes. Les agents laissent les panneaux dans la rue et les annonces sur les sites pour capter de la clientèle. Ils vous répondront que le bureau n’est plus disponible mais qu’ils pourront sans doute vous proposer autre chose. Technique ancestrale des agents 😉

Faire appel à un Conseil utilisateur permet de résoudre ce problème. Premièrement, le Conseil qui représente le futur locataire (ou acquéreur) a plus de facilité à contacter le propriétaire de par sa fonction et ses relations. Il a donc sûrement déjà été en contact avec le représentant du propriétaire et/ou son entreprise. Ces relations professionnelles représentent un réel avantage et rendent beaucoup plus fluides les échanges que vous aurez par la suite.

Deuxièmement, les propriétaires savent que les entreprises qui font appel à un Conseil Utilisateurs pour leur recherche de bureaux sont des clients actifs, dont le profil et la solvabilité a déjà été validé par le Conseil Utilisateur avant de leur proposer son aide. Votre dossier sera davantage considéré par le propriétaire ou ses représentants, votre Conseil Utilisateur se portant plus ou moins garant de votre intérêt.

2. Gagnez du temps sur la prospection

Lorsque vous cherchez un bureau, vous allez sûrement aller sur plusieurs sites d’annonces de bureaux comme SeLoger, Le Bon Coin, BureauxLocaux, Agorabiz et bien d’autres. Non seulement cela va vous prendre beaucoup de temps et vous demandera une attention quotidienne pour ne pas passer à côté d’une belle opportunité, mais surtout sachez que toutes les offres ne sont pas répertoriées sur ces sites. Bien au contraire.

Le marché de l’immobilier de bureaux est un marché relativement fermé pour les non-professionnels du secteur. Les agences spécialisées dans la commercialisation de bureaux ne mettent qu’une petite poignée de leurs offres sur les sites internet en ligne. Plusieurs raisons à cela : cela coûte cher, certaines offres sont confidentielles ou off-market, les agents ont peur que d’autres agents reconnaissent le bien et tentent d’obtenir également un mandat de commercialisation etc.

Sur le marché de l’immobilier de bureaux, les agences travaillent principalement en inter-cabinet. Cela veut dire qu’elles vont s’envoyer entre elles (environ une cinquantaine d’agences à Paris sur la Place) leurs offres de bureaux afin que les autres acteurs puissent les faire matcher avec leurs recherches clients éventuelles.

Leosquare, en tant que Conseil Utilisateurs reconnu sur la Place immobilière de Paris a accès à toutes ces offres. Nous agrégeons environ 3000 offres de tous les cabinets, propriétaires ou opérateurs de bureaux à Paris. Ainsi, nous vous garantissons un accès à 100% des offres du marché.

Ayez des offres de bureaux avec toutes les informations

Cela peut être intéressant de vagabonder sur les différents sites pour prendre le poul du marché. En revanche, sachez que la plupart des offres ou des descriptifs que vous trouverez en ligne sont incomplets.

Pour évaluer l’intérêt d’un bureau à louer ou à acheter, vous allez certainement vous baser sur les photos, le prix et le descriptif pour décider d’aller visiter ou non. Malheureusement, vous n’avez pas l’œil aussi affûté qu’un Conseil Utilisateurs qui saura déceler rapidement si l’offre correspondra ou non à vos attentes. En fonction du plan, il pourra définir si la surface est suffisante pour accueillir le nombre de postes nécessaires. Il pourra voir sur certaines photos les petits détails que nous n’aurez pas vus mais qui feront toute la différence. Et surtout il pourra compléter l’offre de toutes les charges et taxes qui ne sont pas forcément indiquées sur le descriptif mais qu’il faudra prendre en compte dans le calcul global du coût de vos bureaux.

3. Le bureau que vous voulez n’est peut-être pas celui qu’il vous faut

Même si vous arrivez à trouver vos bureaux par vous-même, il se peut qu’ils ne correspondent pas à ce dont vous avez besoin.

L’évaluation de vos besoins

Il est important de commencer le processus en prenant connaissance de vos besoins :

• De quelle surface avez-vous (vraiment) besoin ?
• Quel est votre budget ?
• Contrat flexible ou long terme ?
• À quelles conditions ?
• Quel est le (vrai) coût global ?
• Que faut-il négocier ?

Comment aménager l’espace ?Pas de panique, nous avons toutes les réponses chez Leosquare grâce à : un consultant dédié, très réactif, super sympa (c’est toujours mieux) et nous sommes à vos côtés sans conflit d’intérêt.

L’espace de vos bureaux

Les entreprises recherchent souvent des bureaux car leurs anciens espaces ne correspondent plus à leurs besoins. C’est pourquoi, il est nécessaire de se poser les bonnes questions :

• Votre entreprise est-elle en croissance ?
• Quelle est la croissance projetée de votre entreprise ?
• Comment utilisez-vous vos espaces actuels ?
• Voulez-vous des bureaux privés ou un open space ?Votre consultant vous aidera à répondre à ces questions et sera à votre écoute afin de vous aider à déterminer l’espace parfait pour vos futurs bureaux.

Le stationnement

Que ce soit pour les vélos ou les voitures, il est essentiel pour les employés d’avoir un parking à disposition. Déjà que ce n’est pas simple d’en trouver, ils peuvent même coûter très chers.

Votre Conseil utilisateur va vous aider à trouver la meilleure option. Il va estimer le nombre de places dont vous avez besoin, trouver des parkings à un bon prix et négocier ce même prix.

La localisation de vos bureaux

L’endroit où vont se trouver vos futurs bureaux est sans doute un des choix les plus importants. Même si vous avez un emplacement spécifique en tête, vous pourriez trouver que ce n’est finalement pas l’endroit idéal pour vous.

Et c’est à ce moment-là que nous intervenons ! Nous avons de l’expérience dans la recherche de bureaux sur TOUS les marchés. Nous pouvons donc voir avec vous quels sont les avantages et inconvénients de différents quartiers.

Il faut que vos clients puissent facilement trouver vos bureaux, que le prix au m2 du quartier rentre dans votre budget, que la l’accès au bâtiment soit facile, que le quartier corresponde et plaise à vos collaborateurs, etc.

4. Obtenez la meilleure négociation

Se lancer seul dans le processus de négociation n’est pas facile. Avant de signer un bureau, il faut vous assurer que le loyer attendu, les charges et les taxes communiquées sont bien au standard du marché. Négocier un bail ou l’acquisition de bureaux est très difficile pour un non professionnel, et c’est notamment sur ces points épineux où votre Conseil Utilisateur vous aidera.

Les consultants en immobilier d’entreprise ont consacré leur carrière à comprendre le marché et à négocier. En d’autres termes, votre bail n’est pas le premier qu’ils vont négocier … et pas le dernier non plus.

Encore une fois, c’est là que faire appel à un Conseil peut vous faire économiser beaucoup de temps et d’argent. Chez Leosquare, nous étudions votre situation et définissons la meilleure stratégie pour négocier ou renégocier le loyer de vos bureaux et votre bail. On s’occupe aussi de négocier votre loyer en coworking.

En moyenne, nous négocions -17% sur votre loyer de bureaux sur plusieurs aspects :

• Baisse du loyer facial ;
• Franchise de loyer (mois de gratuité) ;
• Progressivité de loyer ;
• Participation du bailleur aux travaux.

5. Votre Conseil pourra vous dire qu’il vaut mieux louer ou acheter vos bureaux

Si vous décidez de chercher vos bureaux avec un Conseil Utilisateur, vous pourrez vous rendre compte qu’il est peut-être plus rentable pour votre entreprise d’acheter des bureaux et non d’en louer. Mais comment savoir s’il est mieux de louer ou d’acheter ses bureaux ?

Pourquoi plutôt acheter ses bureaux ?

Parfois, l’achat d’un bureau peut être plus rentable à long terme que la location. Voici quelques raisons pour lesquelles vous pourriez envisager d’acheter vos bureaux :

Les tarifs de locations peuvent être très élevés ;
Vous envisagez de rester dans les mêmes bureaux pour une longue durée ;
Vous voulez être votre propre propriétaire.En collaborant avec un Conseil, vous aurez la réponse à ses questions. Votre consultant va vous aider à définir vos besoins et décider si l’achat de vos propres bureaux est plus avantageux pour vous.

Pourquoi plutôt louer ses bureaux ?

Déjà en plein essor dans Paris et d’autres grandes villes, le coworking est devenu une tendance incontournable. Il pourrait être une solution idéale pour vous si :

– Vous êtes une startup avec un avenir de croissance imprévisible ;
– Votre entreprise est petite ;
– Votre entreprise n’exige pas que les clients se rendent régulièrement au bureau ;
– Vous avez besoin de flexibilité avec la durée et la taille de votre bail.

Si cette option vous parle, un de nos consultants pourra vous expliquer les avantages du coworking et vous aider à trouver la meilleure option.

N’oublions pas le bail commercial 3/6/9, le plus répandu et qui représente 90% des offres disponibles à Paris. Le bail flexible, que ce soit en bail précaire, en sous-location ou en contrat de prestation de services (bureaux plug and play) pourrait aussi parfaitement vous convenir.

6. Vous pourrez vous concentrer sur votre business

L’immobilier n’est pas votre métier. Vous avez sans doute une entreprise à faire tourner ou des missions à réaliser qui n’ont rien à voir avec chercher des bureaux. Si certaines entreprises ont un département immobilier, la plupart du temps il n’y a personne dans votre entreprise qui sache vraiment gérer les sujets immobiliers aussi bien d’un professionnel.

Plutôt que passer des jours, des semaines, voire des mois à vous former et comprendre le marché, faire appel à un Conseil Utilisateur dès le début de votre recherche de bureaux vous fera gagner un temps précieux.

Considérez votre Conseil comme une direction immobilière externalisée sur lequel vous allez pouvoir vous reposer pour gérer votre projet et vous assurer de faire les bons choix.

7. L’immobilier de bureau est un secteur compliqué

En fin de compte, il est clair que l’immobilier est une industrie compliquée. Il y a tellement de termes spécifiques à l’industrie, de détails juridiques et de complexités du marché qu’il est presque impossible pour quelqu’un qui ne travaille pas dans le secteur de tout savoir.

Pour donner à votre entreprise les meilleures chances de trouver l’espace parfait avec les meilleures conditions de location, il est essentiel de faire appel à un Conseil Utilisateur pour vous aider dans votre recherche.