Le marché du travail est en constante évolution. Alors que nous sommes en pleine ascension du coworking et des bureaux opérés, on entend de plus en plus parler du flex office. Le taux d’occupation des salariés à leur poste de travail a été drastiquement réduit. Les entreprises, quelles que soient leurs tailles, trouvent donc des moyens de s’adapter à ce nouveau phénomène.
Au sommaire
- Le flex office : définition, mise en place et avantages
- Les 5 manières d’optimiser le flex office pour vos collaborateurs
N’hésitez-pas à jeter un coup d’œil à notre article sur le flex office s’adapte-t-il à toutes les entreprises ?
Pourquoi adopter cette nouvelle manière de travailler ? Comment la mettre en place ? Quels en sont les avantages ? Et comment l’optimiser pour vos collaborateurs ? On vous explique tout ce qu’il faut savoir sur le flex office.
Le flex office : définition, mise en place et avantages
Le flex office, c’est quoi ?
Le flex office ou bureau flexible est une nouvelle méthode d’organisation de travail. Il s’agit plus précisément de l’absence de postes de travail assignés.
Avec une organisation traditionnelle, les collaborateurs sont assignés à une même place pour travailler. Alors qu’avec le flex office, la place est attribuée selon son usage. Le collaborateur travaille donc dans la zone qui convient le mieux à la tâche qu’il doit acccomplir. Cela permet aux entreprises de disposer d’un espace de travail optimisé où chacun est libre de choisir où il souhaite travailler en fonction de ses tâches du jour.
Le flex office est né de 3 constats :
Il y a de plus en plus d’espaces inutilisés dans les bureaux ;
La révolution numérique a permis à tout le monde d’accéder à ses outils de travail partout et à n’importe quel moment ;
L’importance du bien-être des collaborateurs.
Ce concept semble nouveau mais a fait son apparition en France au début des années 90. Les équipes d’Andersen Consulting n’ont pas de places attribuées et se partagent les espaces de travail car ils sont souvent en déplacement chez des clients.
À cette époque-là, ce concept semblait novateur mais a vite été dépassé par les open space. Ce n’est qu’avec la crise sanitaire qu’il a refait surface en 2020.
Comment mettre en place le flex office ?
Le concept est simple : libre aux collaborateurs de décider s’ils ont envie de travailler chez eux ou au bureau. Et lorsqu’ils décident de venir travailler au bureau, ils peuvent décider ou ils ont envie de s’installer. Des rangements sont prévus pour éviter à chacun de devoir transporter son matériel tous les jours.
Les avantages du flex office
La réduction du prix des bureaux : Lorsqu’on adopte le flex office, il y a des chances que la taille de votre bureau diminue. L’espace moyen occupé par une entreprise est beaucoup plus petit lorsque celle-ci travaille dans un bureau flexible, ce qui réduit les prix de la location du bureau.
Un boost pour la créativité : Travailler de manière libre et sortir de la routine permet à vos équipes de trouver plus facilement de nouvelles idées.
Amélioration de la productivité : Choisir une manière de travailler dans laquelle on se sent à l’aise a un impact direct sur l’amélioration de la qualité de vie au travail, qui à son tour améliore la productivité. C’est tout bénéf !
Les 5 manières d’optimiser le flex office pour vos collaborateurs
1. Impliquez vos collaborateurs dans la mise en place du flex office
La première chose à faire lorsque vous adoptez une politique de travail flexible est d’impliquer vos équipes dans le processus de prise de décision. Il est important de leur demander leur avis sur la nécessité de cette politique et les conditions de travail flexibles.
Assurez-vous de dialoguer avec vos collaborateurs et de recueillir leurs opinions avant d’établir un plan. Cela permettra aux équipes de se sentir impliquées et plus motivées que si la politique venait juste d’être transmise par la direction.
2. Testez différentes méthodes de flex office
Lorsque vous avez décidé de votre politique de flex office, il est important de ne pas être trop rigide dans la mise en œuvre de celle-ci. Organisez une période de test au cours de laquelle vous essayez différents plans afin de voir quel équilibre correspond le mieux. Vous pouvez même faire des tests sur différentes équipes afin de comparer les résultats.
3. Formez vos collaborateurs au flex office
Vos équipes doivent être formées pour travailler efficacement avec le flex office. La capacité de travailler sans les contraintes du lieu de travail en contrôlant les distractions est quelque chose pour laquelle de nombreux employés auront besoin d’aide.
De nombreux managers qui excellent dans la prise en charge d’équipes au quotidien peuvent faiblir lorsqu’il s’agit de diriger des équipes à distance. Former ces managers sur une stratégie de leadership à distance permet d’augmenter leur productivité mais aussi celle de leurs équipes.
4. Utilisez les bons outils de flex office
Avec cette augmentation d’entreprises qui adoptent des politiques de travail flexible, il y a de plus en plus d’outils et de solutions qui ont été créés pour aider à gérer le flex office.
C’est le cas de Deskare, un logiciel de gestion du travail hybride qui aide les entreprises à mettre en place le flex office. Deskare vous permet de réserver un poste de travail, une salle de réunion, une place de parking, consulter le planning de vos collègues, déclarer votre propre planning, etc. Le tout, en s’intégrant dans les logiciels que votre entreprise utilise déjà : Outlook, Teams, Slack, SIRH, etc.
Grâce à Deskare, les entreprises gèrent le flex office de manière simple et efficace via une plateforme intuitive pour mettre le collaborateur au cœur de l’expérience au bureau.
5. Privilégiez les espaces collaboratifs
Il est important d’avoir dans vos bureaux de nombreux espaces communs afin de privilégier un mode de travail plus collectif. Les cafétérias, espaces détentes, phone boxes, etc. vont permettre de faciliter les échanges et s’éloigner des barrières des bureaux individuels.
En augmentant le nombre d’espaces communs dans vos bureaux, cela favorise la productivité et le bien-être de vos collaborateurs.
Application Deskare
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